正式照会：
正式照会是外交文书中最正式和最严肃的形式，格式也最严格，它用第一人称起草，一般用于国家领导人、外交部长、使馆馆长等高级领导人和高级外交官之间。是国家领导人和高级外交官之间的个人通信，但采用的是非常严肃和公事公办的形式。
正式照会需由发文人本人签字，不必盖公章。
正式照会只用于处理涉及重要的外交事务和重要的外交礼节事宜。
例如:
- 通知一国发生的重大事件，如政治制度或国家领导人的变更；
- 通知建交、断交或复交；
- 就重大问题进行交涉，如条约的签订或修改、国际会议的召开；
- 履行重要的外交礼仪，如转交国家领导人信件、表示祝贺、慰问或哀悼等等。
- 用以签订双边条约或协议的正式照会，在外交上又称换文。
普通照会：
普通照会是用第三人称起草的外交文书，普通照会不是个人与个人间的通信，而是机构与机构间的通信，一般是外交部与外交部、使馆与使馆、使馆与外交部或其它相应机构之间的通信。
普通照会可以用来处理外交日常事物 (如申请签证、要求认证、解决房屋问题等)，也可用来处理重大的政治问题 (如边界问题)。凡不便由国家领导人或外交代表直接交锋的争执和交涉一般都用普通照会形式，以便有话直说，进行针锋相对的争论，提出抗议以至提出警告等等，所以许多政治性质的普通照会又称抗议照会。
普通照会的使用要比正式照会广泛得多，普通照会不如正式照会正式，但不能认为普通照会都比正式照会不重要。